Le dépôt de la demande

Pour bénéficier d’un remboursement de TVA supportée dans un autre État membre de l'UE dans lequel vous n'êtes pas établi, vous devez obligatoirement faire une demande par voie dématérialisée.
La procédure dématérialisée de demande de remboursement est accessible à partir de votre espace Professionnel, rubrique «Démarches ».

L'accès au service « Démarches » nécessite les pré-requis suivants

La création de votre espace Professionnel

C’est une étape préalable et dissociée de l’adhésion aux services en ligne. Elle est absolument indispensable, quel que soit votre régime d'imposition (y compris pour les micro-entrepreneurs ), afin d'effectuer vos principales démarches fiscales (déclarer et payer la TVA ou l'impôt sur les sociétés, consulter son avis de cotisation foncière des entreprises, gérer ses comptes bancaires utilisés pour le paiement de ses impôts …).

Retrouvez sur ce site, dans la rubrique professionnel, Créer mon entreprise, Je crée mon espace professionnel, toutes les informations utiles pour créer votre espace professionnel.

L'adhésion au service « Démarches »

À la suite de la création de l’espace professionnel, pour accéder à la procédure de remboursement de TVA auprès d’un autre État membre de l'UE vous devez adhérer au service « Démarches » qui regroupe les deux procédures suivantes : « Effectuer une démarche » et « Suivre mes démarches ».

Si vous disposez déjà d’un espace professionnel, vous devez compléter vos adhésions en sélectionnant le nouveau service à partir du menu « Gérer vos adhésions » de la rubrique « Vos adhésions » de votre espace et envoyer le formulaire au service compétent.

Un problème technique ?

En cas de problème dans l'accomplissement de cette démarche ou pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter l’assistance aux usagers des téléprocédures de 8h00 à 19h30 du lundi au vendredi par téléphone au 0 810 006 882 ou par courriel via ce formulaire. Ce service est facturé 6 centimes d'euro par minute, plus le prix normal de l'appel.

La démarche en ligne

Le service « Effectuer une démarche », permet de :

  •  souscrire vos demandes de remboursement dématérialisées à destination des autres États membres (EM) ;
  • déposer une déclaration d’ajustement du prorata de déduction (cas particulier des redevables partiels).

Le dépôt de la demande de remboursement

    La saisie en ligne du formulaire

Le service proposé repose sur un dispositif de saisie en ligne d’un formulaire électronique dont les éléments ont été uniformisés au niveau européen et correspondent aux données prévues par la directive n° 2008/9/CE.

La saisie du formulaire est facilitée par des contrôles bloquants (données obligatoires, format des données, etc) et des contrôles d’informations (montant minimum de la demande, période visée, etc.).

Par ailleurs, le système est automatiquement paramétré pour prendre en compte un certain nombre de «  préférences » exprimées par chaque État membre, étant précisé que d’autres conditions spécifiques doivent également être respectées.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la fiche focus relative à la démarche de remboursement de TVA dans l’UE disponible sur ce site dans la page Documentation (cf. RUBRIQUES DU SITE en pied de page)

Pour vous aider dans la saisie du formulaire, le service « Effectuer une démarche » propose une rubrique d’aide en ligne.

    Le relevé des factures d'achat : deux possibilités techniques

Le service de démarche de remboursement de TVA dans l’Union Européenne offre deux possibilités techniques exclusives l'une de l'autre pour transmettre le relevé de factures d'achats.
Ainsi, vous pouvez choisir :

  • soit la saisie manuelle de chaque facture ;
  • soit l’importation du relevé de factures sous forme de fichier XML produit conformément aux spécifications de l’administration.

Vous pouvez rattacher directement le relevé d'achats/importations sous forme de fichier XML produit par le logiciel comptable de votre entreprise ou un autre outil informatique.
Le format du contenu du fichier XML du relevé de factures attendu doit respecter le schéma XSD disponible sur ce site. Le schéma XSD est contenu dans un fichier au format ZIP que vous pouvez télécharger et enregistrer sur votre ordinateur.

Vous trouverez sur ce site le schéma XSD imposant les différentes contraintes que le fichier XML doit respecter pour être valide, ainsi que la documentation technique relative à ce fichier XML.

Attention : l’enregistrement d’un document Excel ou Open Office sous le format « .XML » ne permet pas de respecter les contraintes de la XSD et n’est donc pas valable.

Par ailleurs, en fonction des « préférences » de l’État membre de remboursement, vous devrez éventuellement joindre une copie scannée de ces factures.

L'accusé de réception

À l’issue de la démarche, si la demande est recevable et le formulaire correctement saisi, le système affiche un « accusé de réception » comportant le numéro attribué à votre dépôt et confirmant que la demande a été enregistrée sur le portail électronique français et va être transmise à l’État membre de remboursement désigné.

Attention : afin de vous permettre de présenter à l’administration fiscale de l’État membre de remboursement une preuve attestant du dépôt de votre demande, il vous est conseillé de le sauvegarder et/ou d’imprimer un exemplaire de l’accusé de réception et de la copie PDF de la démarche.

Cas particulier : les redevables partiels

Si vous avez la qualité de redevable partiel, le remboursement ne peut porter que sur la seule quote-part de la TVA afférente aux opérations ouvrant droit à déduction.

Si après l'introduction d'une demande de remboursement, ce prorata de déduction est corrigé (à la suite de la détermination du coefficient de taxation définitif), vous devez communiquer ce prorata définitif aux États membres de remboursement.

Dans votre espace professionnel, cliquez sur le service « Effectuer une démarche »,  puis  sélectionnez la démarche « Déclaration d’ajustement du prorata de déduction » et remplissez le formulaire en ligne.

Au titre d’une période donnée, vous pouvez effectuer une saisie unique du formulaire permettant de déclarer votre prorata de déduction définitif. Il sera automatiquement transmis à tous les États membres auxquels vous avez adressé une demande de remboursement.