L’obligation concerne tout assujetti à la TVA, personne physique ou morale, qui enregistre les règlements de clients particuliers à l’aide d’un logiciel ou d’un système de caisse ; le dispositif impose que le dispositif soit inaltérable, sécurisé, conservé et archivé, preuve apportée par un certificat d’un organisme accrédité ou par une attestation de l’éditeur.

Sont exclus de l’obligation les assujettis qui ne font que des ventes B‑to‑B (facturées obligatoirement), les micro‑entrepreneurs et autres bénéficiaires de la franchise en base, les assujettis au régime de remboursement forfaitaire agricole et ceux dont les opérations sont exclusivement exonérées de TVA.

Le champ s’étend à tous les modes de paiement, aux logiciels multifonctions (seule la fonction caisse doit être certifiée), aux logiciels libres, propriétaires ou développés en interne, ainsi qu’aux balances ou appareils de pesage dotés d’une fonction d’encaissement. Les succursales et filiales françaises de groupes étrangers sont concernées, tandis que les sociétés étrangères immatriculées à la TVA mais non établies en France, ainsi que les terminaux de paiement purs, en sont exclues.

L’assujetti peut conserver une double tenue (informatique et papier), mais dès qu’il utilise un logiciel avec fonction caisse, il doit disposer du certificat ou de l’attestation correspondante. Le recours à un tel logiciel reste toutefois facultatif.

Pour prélever à la source, l’employeur doit disposer d’un numéro SIREN/SIRET (ou s’immatriculer), d’un compte professionnel sur impots.gouv.fr, d’un compte bancaire SEPA et, le cas échéant, d’un représentant fiscal dont le mandat est étendu au PAS.

Les déclarations et paiements s’effectuent exclusivement via le portail Net‑entreprises.fr : la DSN sert aux salariés dont les cotisations sociales sont versées en France, tandis que le dispositif PASRAU permet aux collecteurs n’ayant aucune cotisation à déclarer (ex. travailleurs détachés) de transmettre mensuellement les données de prélèvement.

Le reversement du PAS se réalise par prélèvement SEPA B2B indiqué dans la DSN ou le PASRAU. Le mandat SEPA signé doit être transmis à la banque avant tout versement, sous peine de rejet et de sanctions.

Les entreprises étrangères qui versent des salaires imposables en France sont toutes concernées. Elles doivent s’immatriculer en France, créer leur espace professionnel sur impots.gouv.fr et, si nécessaire, désigner un unique représentant fiscal accrédité par la Direction des Impôts des Non‑Résidents (DINR) / Service des Impôts des Entreprises Étrangères (SIEE). Le représentant peut accomplir les déclarations et le paiement du PAS, mais ne peut pas utiliser sa propre DSN.