Comment enregistrer un acte

Formalisme de l'acte

Aucune forme n’est imposée par la loi pour la rédaction des actes sous seing privé.
Toutefois, pour vous aider, vous trouverez les formulaires (via le moteur de recherche de ce site) à utiliser pour une déclaration : d'un contrat de prêt (2062), de l'ensemble des revenus de capitaux mobiliers versés et l'ensemble des opérations sur valeurs mobilières effectuées par les établissements payeurs (2759), de cession de droits sociaux et de cession de fonds de commerce (2672).
En plus, nous vous proposons des modèles d'actes : reconnaissance de dette, cession de biens meubles autres que parts sociales, cession de parts sociales, constitution de sociétés, dissolution ou liquidation de sociétés, fusion de sociétés, augmentation de capital, réduction de capital, etc.

Vous pouvez les utiliser tels quels ou les aménager suivant vos besoins. Pour les remplir,  vous avez le choix entre :

  • la saisie en ligne suivie d'une impression ;
  • l'impression du modèle à compléter à la main.

Vous pouvez également rédiger un acte sur un autre support à partir de ce modèle.
Mais quelles que soient les modalités retenues pour la rédaction, chacune des parties concernées doit le dater et le signer.

Dépôt de l'acte et accusé de réception

Les différents documents sont à déposer au service chargé de l'enregistrement :

  • soit par les parties, ou l'une d'entre elles, s'il s'agit d'actes sous seing privé ;
  • soit par les notaires s'il s'agit d'actes authentiques.

Ils peuvent également être adressés par voie postale sous pli affranchi, ordinaire ou recommandé.
Les actes sous seing privé soumis obligatoirement à l’enregistrement dans un délai déterminé doivent être déposés en double exemplaire.
Un exemplaire comportant la mention de l’enregistrement vous sera rendu, l’autre sera conservé par le service en charge de l'enregistrement.
Pour les actes présentés volontairement à l'enregistrement comme les reconnaissances de dettes ou de prêt, un exemplaire pour chacune des parties suffit.

Modalité d'enregistrement de certains actes

Cessions de titres

Sont obligatoirement enregistrés  :

  • les actes portant cession d'actions, de parts de fondateurs ou de parts bénéficiaires ;
  • les actes portant cession de parts sociales dans les sociétés dont le capital n'est pas divisé en actions ;
  • les actes portant cession de participations dans des personnes morales à prépondérance immobilière.

En l'absence d'acte, les cessions de titres de sociétés cotées ne sont pas soumises aux droits d'enregistrement.

Qui : l’une ou l'autre des parties concernées (l'acheteur ou le vendeur) peut  faire enregistrer l'acte de vente.
Quand : l'enregistrement de l'acte doit être fait dans le mois qui suit la date de la cession.
Comment : l'enregistrement de l'acte de vente doit être effectué, accompagné du règlement, auprès du service en charge de l'enregistrement :

  • dont relève l'office notarial  pour les actes passés devant notaire ;
  • de celui du domicile d'une des parties pour les actes sous seing privé.

Si la cession n'est pas constatée par un acte, l'une des parties doit déposer l'imprimé n° 2759 « Cessions de droits sociaux » auprès du service en charge de l'enregistrement de son domicile.

Cessions de fonds de commerce

Le droit d'enregistrement et les taxes additionnelles sont perçus sur le prix, augmenté des charges, ou, si elle est supérieure, sur la valeur vénale.

Qui : l’une ou l'autre des parties concernées (l'acheteur ou le vendeur) peut  faire enregistrer l'acte de vente.
Quand : les cessions de fonds de commerce, effectuées devant notaire ou par acte sous seing privé, doivent être enregistrées dans le mois qui suit la date de l'acte.
Comment : l'enregistrement de l'acte de vente de fonds de commerce ou de clientèle doit être effectué, accompagné du règlement, auprès du service en charge de l'enregistrement :

  • dont relève l'office notarial  pour les actes passés devant notaire ;
  • de celui du lieu de situation du fonds pour les actes sous seing privé.

À noter : les parties sont également tenues de déposer (en trois exemplaires ) au service chargé de l'enregistrement :

  • le formulaire n° 2676 «Etat du matériel» servant à l'exploitation du fonds ;
  • le formulaire n° 2672  «Mutation de fonds de commerce ou de clientèle».

Déclarations de contrats de prêts et reconnaissances de dettes

Les contrats de prêts qui ne sont pas rédigés par un notaire, ne doivent pas obligatoirement être enregistrés, mais, si leur montant est supérieur à 760 €, ils doivent obligatoirement être déclarés.
Néanmoins, tous les prêts, quel que soit leur montant, peuvent être enregistrés volontairement.

Qui : la déclaration du contrat doit être faite par l'emprunteur (le débiteur) ou par le prêteur (le créancier) s'il accorde à des emprunteurs différents des prêts d'un montant unitaire inférieur ou égal à 760 €, mais dont le total, sur une année, dépasse 760 €.
Quand : le formulaire n° 2062 « Déclaration de contrat de prêt », doit être déposé auprès du service des impôts des particuliers en même temps :

  • que la déclaration de ses revenus pour une personne physique ;
  • que la déclaration de ses résultats pour une entreprise.

 Si la déclaration de contrat de prêt est souscrite par un intermédiaire (un notaire par exemple), celle-ci est adressée au service en charge de l'enregistrement, dès la rédaction du contrat de prêt ou au plus tard le 15 février de l’année suivant celle de la conclusion du prêt (il n'y a pas d'obligation de déclarer les reconnaissances de dettes).
Comment : un usager peut soumettre à l'enregistrement un contrat de prêt ou une reconnaissance de dettes, accompagné du règlement, afin de lui conférer une date certaine à l'égard des tiers.

Si vous choisissez d’établir un acte sous seing privé, vous devez rédiger autant d'originaux que de parties.
La personne qui vous emprunte de l'argent est tenue de signer le contrat de prêt et d'ajouter de sa main le montant de la somme empruntée en chiffres et en lettres.
La reconnaissance de dette doit être écrite, datée et signée de la main de l'emprunteur et la somme doit être mentionnée en chiffres et en lettres.
En cas de différence entre les 2 montants, seule la somme écrite en toutes lettres est prise en compte.

Lorsque le contrat de prêt ou la reconnaissance de dette sont passés devant notaire, ce dernier les présentera auprès du service en charge de l'enregistrement dont relève l'office notarial.

Cessions de biens meubles autres que parts sociales

Les cessions ne revêtant pas la forme d'une vente publique et ayant pour objet des meubles (sauf cessions de fonds de commerce et parts sociales) sont dispensées de la formalité de l'enregistrement, si elles sont constatées par un acte sous seing privé ou si elles sont verbales.
Néanmoins, un usager peut de façon volontaire soumettre à l'enregistrement la vente de biens meubles afin de lui conférer une date certaine à l'égard des tiers.

Qui : l’une ou l'autre des parties concernées (l'acheteur ou le vendeur) peut  faire enregistrer l'acte de vente.
Quand : l'enregistrement de l'acte peut être fait à tout moment.
Comment : l'enregistrement de l'acte de vente doit être effectué, accompagné du règlement,  auprès de n'importe quel service en charge de l'enregistrement.